電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を解説｜要件緩和のポイントと業務効率化の秘訣
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を解説｜要件緩和のポイントと業務効率化の秘訣
ビジネスのデジタル化が加速する中、多くの企業が直面している課題の一つが紙書類の管理です。取引先から受け取った領収書や請求書をどのように保存すべきか、悩まれている担当者様も多いのではないでしょうか。そこで注目されているのが、電子帳簿保存法における「スキャナ保存制度」です。この制度を正しく理解し活用することで、オフィスから紙の書類をなくし、検索性の向上やコスト削減といった大きなメリットを享受できます。本記事では、スキャナ保存の法的要件から最新の改正内容、具体的な導入ステップまで、実務に役立つ情報を詳しく解説します。
目次
- 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは
- スキャナ保存を導入する大きなメリット
- 実務で押さえるべきスキャナ保存の法的要件
- 要件緩和で導入しやすくなった改正ポイント
- 失敗しないスキャナ保存導入のステップ
- 株式会社ドラマが提案するデジタル化の第一歩
- まとめ
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは
電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、一定の要件のもとでデータとして保存することを認める法律です。その中でも「スキャナ保存」は、紙で受け取った書類をスキャナやスマートフォン等で読み取り、画像データとして保存する手法を指します。
制度の目的と対象となる書類
この制度の主な目的は、企業の事務負担軽減とペーパーレス化の推進です。対象となるのは、取引相手から受け取った書類や、自らが作成して交付した書類の控えです。具体的には、領収書、請求書、納品書、見積書、契約書などが該当します。これらの書類は、重要度によって「重要書類（資金や物の流れに直結するもの）」と「一般書類（見積書や注文書など）」に分類され、それぞれ求められる要件が一部異なります。
電子取引データ保存との違い
混同されやすいのが「電子取引データ保存」です。電子取引は、メールに添付されたPDFやWebサイトからダウンロードした領収書など、最初からデータで届いたものが対象となります。これに対し、スキャナ保存はあくまで「紙で届いたもの」をデータ化する制度であるという点に注意が必要です。2024年（令和6年）からは電子取引データの法人保存が完全義務化されましたが、スキャナ保存は任意での実施となっています。しかし、業務の一貫性を保つためにはスキャナ保存も併せて導入するのが理想的です。
スキャナ保存を導入する大きなメリット
義務ではないスキャナ保存をあえて導入する企業が増えている背景には、単なる法対応を超えた経営上のメリットがあるからです。
物理的な保管コストとスペースの削減
紙の書類は、法律によって原則7年（最長10年）の保存が義務付けられています。これらをすべて紙で保管する場合、バインダー代や書庫の設置スペース、外部倉庫を利用するための費用など、目に見えないコストが積み重なります。スキャナ保存を行うことで、要件を満たせば元の紙書類は即座に廃棄できるため、これらの物理的なコストを劇的に削減可能です。
検索性の向上による業務効率化
紙の管理では、過去の取引を確認するために書庫からファイルを探し出す手間が発生します。スキャナ保存制度の要件に従って「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態でデータを管理すれば、必要な情報を数秒で見つけ出すことができます。監査対応や税務調査の際も、スムーズに資料を提示できるため、対応工数の大幅な削減につながります。
テレワークの推進と紛失リスクの低減
書類がデータ化されていれば、オフィスにいなくても内容の確認や承認作業が行えるようになります。これは、近年の働き方の多様化やテレワークの推進において欠かせない要素です。また、紙の書類を社内で回覧する際、紛失したり誤って破棄したりするリスクもありますが、クラウドストレージ等で適切に管理することで、情報の安全性も高まります。
実務で押さえるべきスキャナ保存の法的要件
スキャナ保存を認めてもらうためには、国税庁が定める一定の画質や真実性を確保するための要件を満たす必要があります。ここでは主な要件を解説します。
解像度・階調などの入力要件
スキャナで読み取る際の画質には基準があります。解像度は200dpi以上、階調は赤・緑・青の各256階調（フルカラー）以上が原則です。ただし、資金や物の流れに直結しない「一般書類」については、白黒（グレースケール）での保存も認められています。最近の一般的なオフィス用複合機やスマートフォンのカメラであれば、これらの設定をクリアすることは難しくありません。
タイムスタンプの付与と入力期間
データが改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプの付与が必要です。付与の期限は、書類の受領後「最長約2ヶ月と7営業日以内」と定められています。ただし、データの訂正や削除の履歴が残るシステム（クラウドストレージ等）を利用している場合は、タイムスタンプの付与を省略できるケースもあります。
検索機能の確保
保存されたデータは、以下の3項目で検索できるようにしておく必要があります。1.取引年月日、2.取引金額、3.取引先名です。また、税務職員からデータのダウンロードを求められた際に応じられるようにしておくことも必要です。これを実現するためには、ファイル名にこれらの情報を記載するか、要件を満たした文書管理システムを導入するのが一般的です。
要件緩和で導入しやすくなった改正ポイント
かつてスキャナ保存制度は「要件が厳しすぎて導入できない」と言われてきました。しかし、近年の税制改正により大幅にルールが緩和されました。
適正事務管理規定の廃止
以前は、不正防止のために「2人以上によるチェック体制（相互けん制）」や「定期的な検査」を行うための社内規程を整備し、実行することが義務付けられていました。これが原因で、少人数の企業では導入が困難でしたが、現在はこれらの規定が廃止されています。一人体制の経理担当者でも、スキャナ保存を適法に行えるようになりました。
タイムスタンプ要件の緩和
前述の通り、データの修正・削除履歴が確認できるシステムの利用により、タイムスタンプの付与そのものが不要となる仕組みが認められました。これにより、高価なタイムスタンプ付与サービスを個別に契約しなくても、法対応が可能なシステムの選択肢が広がっています。
失敗しないスキャナ保存導入のステップ
形だけの導入にならないよう、自社の実務に即した運用を設計することが成功の鍵です。
社内ルールの整備とフローの構築
「誰が」「いつ」「どの機器で」スキャンし、どのようにデータを保存するかを明確にします。例えば、現場の社員がスマートフォンで撮影して即座にシステムにアップロードするのか、あるいは経理部が一括して複合機で読み取るのか、自社の業務量に合わせて最適なフローを選択してください。
適切なITツールとスキャナの選定
自社で既に利用している会計ソフトがある場合、そのソフトにスキャナ保存のオプション機能がついているかを確認しましょう。JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているソフトウェアであれば、法的要件を満たしていることが保証されているため、安心して導入できます。
株式会社ドラマが提案するデジタル化の第一歩
電子帳簿保存法への対応は、単なる法遵守の枠を超え、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を大きく前進させるチャンスです。しかし、「どのシステムを選べば良いかわからない」「現在の業務フローをどう変えれば効率的か判断できない」といった悩みも尽きないものです。
株式会社ドラマでは、オフィス機器の選定からITシステムの導入、さらには業務効率化を目的としたコンサルティングまで、お客様のフェーズに合わせた最適なソリューションを提供しています。紙の書類に縛られない自由な働き方を実現するために、当社の知見をぜひご活用ください。Web会議でのご相談も承っておりますので、些細な疑問からでもお気軽にお問い合わせください。
まとめ
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度は、要件緩和によって以前よりも格段に導入しやすくなっています。紙書類の保管コスト削減や業務効率の向上は、長期的に見て企業の競争力を高める重要な要素です。まずは身近な領収書や請求書からデジタル化を検討し、一歩ずつペーパーレスな環境を構築していきましょう。法改正への柔軟な対応が、次世代のビジネス環境を勝ち抜く基盤となります。