OneNoteをビジネスで使いこなす。情報集約を効率化する具体的な活用方法
OneNoteをビジネスで使いこなす。情報集約を効率化する具体的な活用方法
ビジネスの現場では、日々膨大な情報が飛び交います。会議の議事録、参考サイトのURL、プロジェクトのアイデア、あるいは手書きのメモなど、これらを一箇所に集約し、かつ必要な時にすぐ取り出せる環境を整えることは、業務効率化の第一歩です。Microsoft 365の一部として提供されている「OneNote」は、まさにそのための最適なツールです。自由度の高いノート作成機能と強力な検索機能を備えたOneNoteを、どのように業務に組み込むべきか、その具体的な方法を解説します。
目次
- OneNoteとは？ビジネスシーンで選ばれる理由
- 初心者がまず覚えるべき基本構造と操作
- 業務効率を劇的に高める便利機能
- チームでの情報共有を円滑にする活用術
- デバイス管理とセットで考えるOneNoteの導入
- まとめ
OneNoteとは？ビジネスシーンで選ばれる理由
OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリケーションです。紙のノートと同じような感覚で情報を書き込めるだけでなく、デジタルならではの整理・検索・共有機能が統合されています。なぜ多くの企業で活用されているのか、その主な理由を紐解きます。
デジタルノートとしての圧倒的な自由度
一般的な文書作成ソフトとは異なり、OneNoteには「ページの概念」が物理的な枠に縛られません。キャンバスのどこでもクリックした場所にテキストを入力でき、画像やファイルを自由に配置できます。ホワイトボードに情報を書き出していくような感覚で、直感的なアウトプットが可能です。
マルチデバイス対応によるシームレスな共有
クラウド（OneDrive）を介してデータが同期されるため、PCで作成したメモを移動中にスマートフォンで確認したり、タブレットで手書きした図をオフィスに戻ってからPCで清書したりといった運用がスムーズに行えます。場所を選ばずに最新の情報にアクセスできる点は、外回りやテレワークが多い現代のビジネススタイルに合致しています。
初心者がまず覚えるべき基本構造と操作
OneNoteを使い始める際に、最初につまずきやすいのがデータの整理方法です。独自の階層構造を理解することで、情報の迷子を防ぐことができます。
「ノートブック・セクション・ページ」の3階層管理
OneNoteは、以下の3つの単位で情報を整理します。まず、大きな括りとして「ノートブック」を作成します。これは現実の厚いファイルのようなイメージです。その中にインデックスとなる「セクション」を作り、さらにその中に個別の「ページ」を作成します。例えば、ノートブック名を「プロジェクトA」とし、セクションを「定例会議」「参考資料」「タスク一覧」に分けるといった運用が推奨されます。
どこでもクリックして入力できる自由なレイアウト
Wordのように上から順番に記述する必要はありません。画面上の何もない場所をクリックすれば、そこが入力エリアになります。横に並べて比較資料を作ったり、図解の横に注釈を入れたりと、自由自在なレイアウトが可能です。この「コンテナ」と呼ばれる入力単位をドラッグ＆ドロップで移動させるだけで、情報の並べ替えも簡単に行えます。
業務効率を劇的に高める便利機能
単なるメモ帳として使うだけではもったいない、OneNote特有の強力な機能を紹介します。
画像内の文字も探せる強力な検索機能
OneNoteの検索機能は非常に優秀です。テキストデータだけでなく、貼り付けた画像の中に含まれる文字や、手書き入力した文字も検索対象となります。例えば、ホワイトボードを撮影して貼り付けておけば、後からキーワードでその写真を検索することが可能です。これにより「あの時のメモがどこにあるかわからない」という時間を大幅に削減できます。
ボイス録音とメモの同期機能
録音機能を使用しながらメモを取ると、録音された音声と、その時に書き込んだメモのタイミングが同期されます。後でメモを見返した際、その記述をした瞬間にどのような発言があったのかをピンポイントで再生できるため、インタビューや重要な商談の振り返りに非常に役立ちます。
チームでの情報共有を円滑にする活用術
個人のメモとしてだけでなく、チームの共有基盤としてもOneNoteは威力を発揮します。
リアルタイム共同編集で議事録作成を効率化
共有設定を行ったノートブックは、複数人で同時に編集可能です。定例会議などで、一人が発言を記録し、別の人が関連リンクを貼り付け、さらに別の人が決定事項を強調表示するといった役割分担をリアルタイムで行えます。会議終了と同時に完成度の高い議事録ができあがっている状態を作れるため、後からの転記作業が不要になります。
デバイス管理とセットで考えるOneNoteの導入
OneNoteを全社的に活用するには、適切なデバイスの配布と管理が欠かせません。例えば、手書き機能を活かすにはスタイラスペン対応のタブレットPCが有効ですし、セキュリティを担保するためにはMicrosoft 365のライセンス管理やデバイス自体のガバナンスが重要となります。株式会社ドラマでは、PCの選定からキッティング、運用・保守までを一貫してサポートするLCM（ライフサイクルマネジメント）サービスを提供しています。従業員がOneNoteを最大限に活用できるIT環境の構築は、ハードウェアの整備から始まります。
まとめ
OneNoteは、情報の収集・整理・共有を一つのツールで完結させることができる、ビジネスパーソンにとって非常に強力な武器です。まずは自分専用のノートブックを作成し、日々のタスクやちょっとしたアイデアを書き留めることから始めてみてください。使い込むほどに、その検索性や自由度の高さが業務スピードを加速させてくれるはずです。また、組織での導入を検討される際は、ツールの選定だけでなく、それを使用するデバイスの管理体制も合わせて見直すことで、より安全で効率的なDXが実現します。
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