電子帳簿保存法に対応するソフトの選び方と業務効率化のポイント
電子帳簿保存法に対応するソフトの選び方と業務効率化のポイント
2024年1月から電子取引データの保存が完全に義務化され、多くの企業が対応を迫られています。これまでは紙での保存が認められていた領収書や請求書も、電子メールやWebサイトからダウンロードした形式のまま適切に保存しなければなりません。しかし、単にファイルを保存するだけでは法律が求める要件を満たせない場合があります。そこで重要となるのが、専用の対応ソフトの活用です。本記事では、電子帳簿保存法に対応するソフトの選び方や、導入によって得られるメリットを詳しく解説します。
目次
電子帳簿保存法の基本概要
電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿や書類をデータで保存することを認める法律です。経済のデジタル化に合わせて何度か改正されており、直近の改正では手続きの緩和と同時に、一部のデータ保存が義務付けられました。企業規模を問わず、すべての事業者が対象となるため、正確な理解が必要です。
保存が必要な3つの区分
この法律は大きく分けて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分で構成されています。自社で作成した会計帳簿をデータで残すのが電子帳簿等保存、受け取った紙の領収書を画像化して保存するのがスキャナ保存です。そして、最も注意が必要なのが、メールなどでやり取りした請求書をそのまま保存する電子取引データ保存です。
電子取引データ保存の義務化への対応
2024年1月以降、電子的にやり取りした取引情報は、紙に印刷して保存する方法が原則として認められなくなりました。PDF形式の請求書や、Webサービスの利用明細などがこれに該当します。保存にあたっては「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があり、自力でファイル管理を行うには限界があるのが実情です。
対応ソフトを導入するべき3つのメリット
法対応を目的とするだけでなく、ソフトの導入は業務プロセスそのものを改善する大きなきっかけとなります。手作業による管理から脱却することで、経理部門だけでなく社内全体の生産性が向上します。
法的要件を確実に満たせる安心感
電子帳簿保存法では、データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプ付与や、訂正削除の履歴管理が求められます。専用ソフトを利用すれば、これらの機能が標準で備わっているため、意識せずとも法律に準拠した運用が可能になります。税務調査の際にも、システム上で即座に必要書類を提示できるため、リスク管理の観点でも非常に有効です。
検索性の向上とペーパーレス化の促進
法律では「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておくことが求められています。ファイル名を手入力してフォルダ分けする作業は膨大な時間がかかりますが、ソフトを活用すればOCR機能によって文字情報を自動で読み取り、自動的にデータベース化してくれます。これにより、過去の書類を探す手間が大幅に削減されます。
セキュリティと改ざん防止の強化
電子データは複製や改ざんが容易であるという特性を持っています。対応ソフトにはユーザーごとのアクセス権限設定や、操作ログの記録機能が搭載されていることが多く、社内の内部統制を強化する役割も果たします。単なる法対応ツールとしてだけでなく、企業の信頼性を高めるインフラとしての価値があります。
失敗しない対応ソフト選びのポイント
市場には数多くのソフトが存在しますが、自社の業務形態に適したものを選ばなければ、かえって業務負担が増えてしまう恐れがあります。選定時には以下の3つの視点を持つことが重要です。
JIIMA認証マークの有無を確認する
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）が発行する認証マークは、そのソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを証明するものです。このマークが付いているソフトを選べば、個別に詳細な機能チェックを行う手間が省け、安心して導入を進められます。国税庁のサイトでも認証製品リストが公開されているので、参考にするとよいでしょう。
クラウド型かインストール型かの選択
現在は、インターネット経由で利用するクラウド型が主流となっています。クラウド型は法改正に合わせた自動アップデートが行われるため、常に最新の法律に準拠できるメリットがあります。一方で、自社サーバーで管理したい場合や、独自のシステムと深く連携させたい場合は、インストール型（オンプレミス型）が適していることもあります。コストと運用の柔軟性のバランスを考慮して選択しましょう。
操作性と現場への定着しやすさ
高機能なソフトであっても、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。スマートフォンのカメラで領収書を撮影してアップロードできるか、普段使っている会計ソフトとスムーズにデータ連携できるかなど、実際の利用シーンを想定したシミュレーションが不可欠です。無料トライアル期間を活用して、操作感を事前に確認することをおすすめします。
株式会社ドラマによるIT導入サポート
電子帳簿保存法への対応は、単にソフトを購入すれば完了するわけではありません。社内の規定作りや、現在のワークフローの見直しが必要です。株式会社ドラマでは、地域に根差したITコンサルティングを通じて、中小企業の皆様のデジタル化を支援しています。どのようなソフトを選べばよいか分からない、導入後の運用が不安といったお悩みに対し、専門のスタッフが最適なソリューションを提案いたします。パソコンのセットアップからネットワーク構築まで、一貫したサポート体制を整えておりますので、お気軽にご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、現代のビジネスにおいて避けては通れない課題です。しかし、これを単なる「守りの対応」と捉えるのではなく、業務効率化やデジタルトランスフォーメーションを進める絶好の機会と捉えるべきです。適切なソフトを導入することで、経理業務の負担は劇的に軽減され、より本質的な業務にリソースを割くことが可能になります。自社の規模や課題に合ったツールを選び、スムーズな移行を目指しましょう。
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