経費精算システム連携でバックオフィスをDX！メリットと失敗しない選定ポイント
経費精算システム連携でバックオフィスをDX！メリットと失敗しない選定ポイント
経理業務のデジタル化が進む中で、多くの企業が課題としているのが「経費精算の効率化」です。単にシステムを導入するだけでなく、会計ソフトや外部サービスと「連携」させることで、その効果は数倍にも膨らみます。本記事では、経費精算システムを連携させるメリットから、具体的な連携パターン、失敗しないための選定ポイントまで、IT活用の視点で詳しく解説します。
目次
- なぜ今、経費精算システムの「連携」が重要なのか
- 経費精算システム連携による3つの大きなメリット
- 連携させるべき主要なシステムと外部データ
- システム連携の方法：API連携とCSV連携の違い
- 連携を成功させるためのチェックリスト
- まとめ：最適な連携で経営の透明性を高める
なぜ今、経費精算システムの「連携」が重要なのか
多くの企業において、経費精算は「面倒な事務作業」の代表格でした。従業員は領収書を整理して金額を転記し、承認者は内容を確認し、経理担当者はそれを会計ソフトに手入力する。この一連の流れには、多くの時間とコストが隠れています。
経費精算システムを導入し、他の基幹システムや外部データと連携させることで、これらの作業はほぼ自動化されます。現在は労働力不足や働き方改革の影響もあり、バックオフィスの生産性向上は経営上の最優先事項の一つとなっています。データがシームレスに流れる仕組みを構築することは、単なる効率化を超え、経営判断の迅速化にも直結します。
経費精算システム連携による3つの大きなメリット
システム同士を繋ぐことで得られる恩恵は多岐にわたりますが、特に大きな効果は以下の3点に集約されます。
手入力の徹底排除による業務スピードの向上
最大のメリットは、データを「入力する」という行為そのものを削減できる点です。例えば、法人カードの利用明細が直接システムに届くようになれば、日付や金額、利用店舗名を打ち込む必要がなくなります。従業員は申請内容を確認してボタンを押すだけで完了し、経理担当者の確認作業も劇的に短縮されます。
人的ミス（入力漏れ・二重申請）の防止
手入力には必ずミスがつきまといます。金額の打ち間違いや、同じ領収書を二度申請してしまう二重申請などは、目視チェックだけでは防ぎきれません。システム連携によってデータが直接取り込まれる環境では、改ざんのリスクが減り、データの整合性が自動的に保たれます。これにより、ガバナンスの強化にもつながります。
電子帳簿保存法への柔軟な対応
2022年施行の改正電子帳簿保存法により、領収書等の電子データ保存の要件が緩和される一方で、適切な運用が求められています。連携機能を持つ最新の経費精算システムであれば、スキャナ保存やタイムスタンプ付与が自動化され、法規制に準拠した運用を無理なく継続することが可能です。
連携させるべき主要なシステムと外部データ
どのシステムと連携させるべきかは、自社の業務フローによって異なります。一般的に優先度が高いのは以下の3つです。
会計ソフト・ERP（基幹系統）との連携
経費精算の結果を、そのまま仕訳データとして会計ソフトやERPに流し込みます。これにより、経理担当者が月末に大量のデータを手動で取り込む作業が不要になります。株式会社ドラマでは、こうした企業の基幹業務とITツールの橋渡しを支援しており、データ連携の最適化は得意分野の一つです。
法人カード（クレジットカード）連携
法人カードの利用履歴が自動でシステムに反映されます。出張費用や備品購入などの支出がリアルタイムで可視化されるため、経費の不透明な利用を抑止する効果もあります。
交通系ICカード・モバイル決済連携
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードの履歴を取り込むことで、近接交通費の精算がワンクリックで完了します。モバイルSuica等と連携すれば、外出先でも即座に精算申請が行えるようになり、月末の「精算ラッシュ」を回避できます。
システム連携の方法：API連携とCSV連携の違い
連携には大きく分けて「API連携」と「CSV連携」の2種類があります。
API連携は、システム同士が直接通信してリアルタイムにデータをやり取りする方法です。一度設定すれば自動でデータが同期されるため、利便性が非常に高いのが特徴です。一方で、CSV連携は一方のシステムからデータを書き出し（エクスポート）、もう一方に読み込ませる（インポート）方法です。手動の手間は残りますが、古いシステムでも対応しやすく、導入コストを抑えられる場合があります。
連携を成功させるためのチェックリスト
システム連携を検討する際は、以下のポイントを確認してください。
- 自社が使用している会計ソフトのバージョンに対応しているか
- 連携設定に専門的な知識が必要か（ノーコードで設定可能か）
- サポート体制は充実しているか（連携エラー時の対応など）
- セキュリティ基準は自社の規定を満たしているか
特にERPなどの大規模なシステムとの連携を検討する場合、既存の業務プロセス自体を見直す必要があるケースもあります。その際は、ITコンサルティングの知見を持つパートナーと協力することをおすすめします。
まとめ：最適な連携で経営の透明性を高める
経費精算システムの真価は、他システムとの連携によって発揮されます。入力の手間を省き、ミスをなくし、法規制にも対応できる体制を整えることは、従業員の満足度向上と経営の健全化に直結します。自社の規模や目的に合わせた最適な連携プランを選び、バックオフィスのDXを力強く進めていきましょう。
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